Biuletyn Informacji Publicznej MEN

Ogłoszenie nr: 177319

Data ukazania się ogłoszenia: 02 lutego 2016 r.

Ministerstwo Edukacji Narodowej w Warszawie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów na stanowisko sekretarza w Biurze Administracyjnym

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%.

Ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej

O stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej.

Wymiar etatu: 1

Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu

Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. J.Ch. Szucha 25
00-918 Warszawa

Miejsce wykonywania pracy: Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

1. Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do biura, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism, nadzorowanie obiegu korespondencji, kontrolowanie terminowości załatwiania spraw pozostających we właściwości biura.
2. Prowadzenie terminarza dyrektora i zastępcy dyrektora, organizowanie spotkań, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom biura z polecenia dyrektora oraz monitorowanie ich realizacji.
3. Redagowanie standardowych pism, przygotowanie zestawień i przepisywanie zleconych tekstów na polecenie dyrektora i zastępcy dyrektora biura.
4. Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych (w tym w jęz. angielskim), przyjmowanie i rejestrowanie faksów, obsługa gości i interesantów, w tym kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych.
5. Wspieranie pozostałych pracowników biura w realizacji zadań przez nich wykonywanych.
6. Zapewnianie niezbędnego do pracy wyposażenia biura, w tym zaopatrywanie w materiały biurowe, aktualizowanie spisów telefonicznych a także dbanie o estetykę sekretariatu.
7. Archiwizowanie dokumentacji i koordynowanie przekazywania akt spraw do archiwum.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

Praca w stresie i często pod presją czasu

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

1. narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
2. możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, odpowiednio dostosowana toaleta, do wykorzystania schodołaz.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

Niezbędne

1. wykształcenie: średnie
2. doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy na stanowisku asystenckim lub sekretarskim
3. pozostałe wymagania niezbędne:
4. znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
5. znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (w zakresie podziału, zasad organizacji i działania), w tym służby cywilnej (w zakresie organizacji i obowiązków członków korpusu służby cywilnej),
6. podstawowa znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie działu „przepisy ogólne”,
7. umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
8. odporność na stres,
9. komunikatywność,
10. umiejętność planowania i organizacji pracy,
11. umiejętność współpracy

wymagania dodatkowe

1. 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
2. wykształcenie wyższe,
3. ukończone kurs lub szkoła dla sekretarzy,
4. uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. życiorys i list motywacyjny,
2. oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,
3. oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych,
4. oświadczenie kandydata o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
5. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
6. w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego – kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
7. kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo lub oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
8. kopie dokumentów potwierdzających wymagane doświadczenie zawodowe – kopie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, opisów stanowisk, zakresów czynności lub kopie innych zaświadczeń potwierdzających zamknięty okres oraz obszar zatrudnienia,
9. kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na wymaganym poziomie lub stosowne oświadczenie,
10. kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 z późn.zm.),

Kopie innych dokumentów i oświadczenia

1. kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatów,
2. kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dodatkowych w przypadku deklaracji ich spełnienia tj. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, szkolenia, uprawnienia – np. dyplomy, zakresy czynności, opisy stanowisk i inne zaświadczenia.

Dokumenty należy przesłać lub składać do: 12.02.16 r

pod adresem:

Ministerstwo Edukacji Narodowej
Biuro Kadr i Szkolenia, pok. 55
J. Ch. Szucha 25
00-918 Warszawa

(z dopiskiem „Oferta pracy BA, sekretarz BA/sekr./1 (A1)

Inne informacje:

1. Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne.
2. Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy tez jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
3. Oferty złożone po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów wymienionych w „wymaganych dokumentach i oświadczeniach”), zostaną odrzucone.
4. Zachęcamy do skorzystania ze wzorów oświadczeń, które są dostępne na stronie BIP MEN, w zakładce „Praca” ”wzory oświadczeń do naboru”, hiperłącze: Praca/Wzory oświadczeń do naboru.
5. Przekazanie kopii dokumentów wymienionych w części „kopie innych dokumentów i oświadczenia” nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.
6. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
7. Zachęcamy do składania cv w formacie Europass – http://europass.cedefop.europa.eu/pl/documents/curriculum-vitae
8. Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub    e-mailem o ich terminie.
9. Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
10. Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-852, 34-74-738 lub 34-74-170.